メールチェックの回数を減らすプロジェクト

シゴトクリエイターの大橋です。

最近ちょっとというかかなりメールチェック回数をコントロールできてないので、これはそろそろまずいと思いまして、自主的に仕分け対象としました。つまり、メールチェック回数を制限することをやってみます。

ぐぐると非効率またはストレス数が回数と比例するっぽいことが書かれています。朝云々とか時間帯はスルーして、さらっと要件を整理してみます。

現状分析

まずメールチェックは、iphoneのgooglechormeからチェックしています。問題はその回数です。わりと多くて仕事をしながらちょくちょくみたりしているのでこれはあかんなーと。実際にメールチェックした回数=メールがあった回数でなく、つまり過剰なメールチェック数となっているといえそうです。

iphoneであればGmailアプリもありますがあれは通知もあるし、チェックしたい感が満載なのであえてやめてます。まあ結局習慣としてGmailをChromeからiPhoneでチェックしちゃってるので意味がないんですが(笑)

回数としては1日10回以上はしていると思います。多くはメールないからそれで普通に過ぎていきますが、あきらかに無駄なアクションに思えます。メールがないことで何か安心感、または休憩時の安らぎになるか・・・?というとメールにそれを求めているわけではもちろんありません。

行動目標

ライフハックまたはサイトをぐぐってみると、わりと1日3回とか、時間帯を決めるとありました。これが最もやりやすそうです。ただ最初はいつチェックするか忘れそうなのと、いつでもチェック出来るのでその具合によりそうです。

理想を掲げてもいいのですが、まずは減らすこと、時間帯を決めること、ということで、

・1日1回にする。その時間帯を19時とする

・1日3回にする。時間帯は8時、13時、19時とする。

などが考えられます。

ふと思ったのは、メールを1回チェックとすると、緊急性の高いものは対応が出来ません。が、そもそも今日中に連絡くださいということがメールで来るか?ですが、まずないですね。また今日中にというのを、夜に送ってくるのもまずありえません。ありえてもそれはちょっと失礼ですね。僕はやらないですし、やってもらったらまずはアウトということで。

というわけで、緊急性の高いものをそもそもメールで対応しては駄目ということですね。

1日3回は多すぎないかどうか。実際に朝起きてメールチェック、昼過ぎにメールチェック、夜にメールチェック。悪くなさそうですが、そもそも夜にチェックしてどうするか・・・が分かりません。分からないというのは19時から仕事をしようまたは仕事メール以外でも対応しようというのはなんだかちょっとなあと思います。

よって、夜メールチェックは無駄ではないか。という仮説を立ててみます。

・1日2回。8時、15時などの2回チェックする

がいいかもしれませんが、メールチェックの行動って、自分に来ているメッセージを読むことにほかならないので、その後どうするかが鍵です。僕のメールチェックのやり方は、基本受信トレイを空にするやり方です。

このやり方からすると、空になってないと落ち着かないわけですが、朝8時から空にするとなると、朝にチェックする=外部からのメッセージでコントロールされる=自分のやりたいことから始まらない、という感じになります。多分。メールチェックって攻めでなく守りに近い感じです。感覚的な話ですよ。

よって、朝は攻めたほうがいいんじゃないか。ということで、どうすればいいかはかなり着地が悪いです。

目標の整理

もう一度整理します。

・朝は攻めたい。つまりメールチェックをすると守りに入るのではないか。それをするなら本を読むとか、ブログを書くとか、攻めのアクションをしたほうがいいのではないか。ストレッチとかでもいいですし。

・夜は時間帯にもよりますが、17時か19時か21時か、23時か分かりませんが、ご飯食べたいし寝たいし(笑)よって、あえて縛られにいくメールチェックをしなくてもいいのではないか。すればメールを勝手に返すまたは処理することに他なりません。脳がそうなっちゃう。これはメールチェックする=メールを返信するとかメールチェックするだけでスイッチ起動するんですね。起動させないには、メールチェックをしない、またはメールソフトを起動しないということをしないといけません。

・昼ならいいか?昼なら良さそうですが、眠たい時間帯ですし、どうもやる気がそがれます。だからこそメールチェックで縛れば頭が動くかもしれませんが、どうも昼にチェックしてっていうのはしっくり来ません。

こう考えるといつやってもメールチェックってそれ自体で生産性があがるわけではないなあと。よって最強なのはしない(笑)ことですけど、メールっていうのはコミュニケーションツールとしてやはりありますし、他のツールで完結するならいいのですがそういうことはありません。ちなみに僕はメールが好きです(笑)文章を書くのは好きなので、苦手なこととかないんですね。もちろん、ビジネスメールとかって好きじゃないですし、気を使うことが好きではありません。

上の考察からは、

・メールチェックはしないほうが良いに決まっている(笑)

・メールチェックは受け身であり、生産性は上がりづらい(メールチェックや返信作業の効率を上げるとかはありますが、メールチェック自体は作業でしかないですよねって話です。)というかメールチェックしすぎなのが問題なだけですね。

・メールチェックの時間帯を変えてもなんだかメールチェック自体が「作業」でなくなることはなさそう。どこまでいってもメールチェックはメールが来たかどうか。来た来てない、あんなのあった、そんなのあるんだ、ふーん、いらね(笑)みたいなことしかないですよね

となって、結局1日1回というのが妥当な気がしてきました。

明日からのアクション

ここに書いている理由は自分でもそもそやってもわりとワークするかが謎なので晒しておくということですね。すぐ忘れるしやらなくなるので、ということです。メールチェックを明日2/8は1回しかしないとします。

付箋に今書きます。

「メールチェックは1回しかしない」

と書きました。

あとは時間の設定です。朝やると「勝手に返信したり作業しそう」ですし、またメールチェックだけして取っておいて夜返信等やるのもなあと思ったりします。これは昼でも夜でも結局作業的なことはしないといけないので、悩みどころです。

たださんざん考えた上で、どの時間帯にも優位性はない。つまりどれも変わらないと割り切って習慣の問題とすればいいという手もあります。8時にチェックしています。それだけで終わり。13時ですで終わり。19時ですで終わり。どれも作業云々や効率や何かするしないと関係がないとも言えるからです。朝やると非効率なんて良くわからないので、夜やったほうが非効率かもしれないし、そこらへんは自由設計でいきます。

今までの回数無制限方針からすると、メール中毒とするならば、チェックしてない時間帯が長くなれば禁断症状が出る気がします。別に重症ってわけでなく、ついついスマホをいじるみたいなやつです。所在なさげに何をするでもなくスマホを見る。これは良くないのかなと思います。よくやっちゃいますが。

そこで強力に1日1回で終わりとするならば、チェックしてない時間帯を気にしないようにする、つまり他ごとをやっていれば全くそんな課題は出てきません。メールチェックする時間すらないというわけではないのですが、メールチェックすら時間がないくらいにメールチェックリソースを遠くにするという作戦です。

具体的にはスマホを持ち歩くのはやはり避けられないのですが、基本はそんな勢いです。ブラウザアプリを消すのもありですね。そうすると調べ物をたまにするとか、そういうことが出来ません。このあたりのバランスがめちゃくちゃ大変ですね。iPhoneを触るということは何かする時ですから、その時にそもそも調べ物も何かメモしておいて後でやるということにするほうが良い気がしてきました。

つまり、メールチェックしない時間帯を把握するには、調べ物や本読み(kindleです)を制覇する。コントロール管理下におくというのがいいかなとなります。例えば、調べ物をしたいなら後でやれないか。例えば「富士山は1位だけど2位は?」みたいなことを今調べなくても多くは問題ありません。逆にメモは大事で、なんでこんなセンスが悪い広告があるのだ?というのは「その時調べる」よりも、メモしておいて後で調べるほうがグッドです。もちろんこの時にどういうメモをするかが大事なのですがそれについてはまた書くと思いますし、別問題です。

アクションをさらに見ておく

問題を再定義すると、そもそも調べ物など色々と出来る環境があることで、ブラウザからのメールチェックを誘発しているのではないか。ということです。スマホを持ち歩かないのであればグッドですが、理想は持っているが見ないということですね。このバランスも自分にカスタマイズした方法が必要です。

冷静に考えると付箋もペンも持ち歩いているので上の方法で対応できそうです。禁断症状対応としては、

「メールチェックしたい」→ブラウザないから諦める

これは禁煙をタバコがないから諦めるに近いですよね。多分。

でもこうしても

「たばこないなら・・・」→コンビニや自販機で買う。

とかになりそうです。

今回でいえば、

ブラウザないなら→インストールする

で終わりです。

コンビニや自販機がない→タバコを人にもらう

ということもやっちゃいそうです。ここらへんはキリがありませんよね。というか、限度がないため、いくらでも可能です。これを面倒だ、コストかかる、そこまでせんでもいいじゃんと「脳が思う」ことが大事ですね。

他のやることでカバーするのはわりといけそうです。タバコなら、ガムを食べるとかですよね。今回は、調べたいとかメモならメモアプリかメモ帳、付箋にかきつけるというところでやってみます。メールチェックしたいとかなら、紙の本は常備しているのでそれを読みます。要はインプット作業でメールチェック作業を忘れさせるということにしてみるというわけです。

これによって、インプットも隙間時間で増えるし、何気なくチェックする=本を読む時間になるので生産性があがるわけではないですが、インプットがまず増えます。あとは、アウトプットとの生産性については別枠ということです。

理屈ではメールチェックの回数が激減し、ストレスが下がり、その分インプットが増えるので、結果的にアウトプットが出てきて、より生産性があがるはずではないかと思っています。

他には将棋アプリなどの対戦はあまりしてませんが、詰将棋を解く、kindle本を読むでもオッケーとします。将棋はゲームで遊びではないかという突っ込みもありますが、メールチェックをするよりは僕の中では生産的です。思考の読みを増やすということでやってます。成果になるかは、多分コミュニケーションの質やどう対話や会話をしていくかだけですが、まあ趣味の範疇でカバーするほうがまだいいというところですね。

長くなりましたが、時間帯は19時としておきます。

よって、付箋にはこう書きました。

「2/8はメールチェックを1回する。時間帯は19時のみ」

さてこれが出来るかどうかは、また明日以降に報告してみたいと思います。新しい習慣または逆習慣(切り離すこと)はわりと最初のアクションが大事だなと思います。なんでそういうことをやるか。その最終イメージが明確であれば、それもたやすくなります。今回はメールチェック回数を減らした分、インプットに回せるのでその分インプット量が増え、結果的にアウトプットも増えるはずという流れです。

想定外としては、そもそもメールチェックを何回もしてしまった(何回もしたならその回数を報告)とか、時間帯を間違えたまたは何度もやってしまった、あとはメールを書く時にチェックしてしまった、そもそもチェックしたのにそれをカウントできなかったとか色々あります。

ここではメールのみを対象としています。他のSNSやコミュニケーションツールについては一切考慮していません。そんなにskypeやらFacebookをやっているわけではないですが、これらSNS的なものは同じことがいえますね。もちろんskypeを決めた時間にやるのに19時しか出来ませんではちょっと意味が異なるので、そこは違います。あとメールも出先でわりとチェックしないといけない時とかは逆にメールで連絡しないでくれというほうがベターですね。ただこれも例外なのでまず考慮しなくていいでしょう。

おわりに

こういったタスク、またはライフハック的な話ってわりと色々されていますが、やる前にこうするといって出来たかどうか。そのフィードバックってわりとないんですよね。習慣的な話もそうですよね。実際にどうかってやっぱ忘れてしまいます。そういえば7分間トレーニングですが完全にやる意義が薄くなってやってなかったりしますが、罰則が弱いというかないのでここらもアクションを何か決めたほうが良さそうです。

上の関連でいえば、メールチェックした後に7分間トレーニングをするか、メールチェクでブラウザを開いたらトレーニング開始とかにすればわりといけそうです。これは今回の話とはそれますが、うまくいけばそれでハックしたいと思います。